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LÍNEA DE APOYO A LA GESTIÓN

PROYECTO FRO0209

 

FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL ÁREA DE ARANCELES Y CRÉDITOS DE LA UNIVERSIDAD

 

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 

Para las universidades resulta altamente relevante la modernización y fortalecimiento de la gestión administrativa y a su vez la incorporación de las tecnologías de infocomunicación a sus procesos internos. En este sentido, la modernización de la gestión del crédito universitario, incluyendo la colocación, registro y recuperación de los créditos tanto solidario como de fuentes propias, representa un desafío especial para la Universidad de La Frontera. Todo aquello desde una perspectiva de equidad, transparencia, oportunidad y buen servicio al usuario-cliente, dado el carácter social-educacional del beneficio entregado a los alumnos.

En este ámbito se ha identificado un número de problemas que afectan directamente a la administración de la cobranza y a los sistemas de manejo y registro de información. Estos problemas se traducen, por una parte, en bajos porcentajes de recuperación de los créditos que la Universidad tiene y, por otra, en que las necesidades de asignación de beneficios se incrementan debido a que la condición socioeconómica de nuestros estudiantes es deficitaria. Esto origina un incremento de las necesidades de ayudas financieras y una disminución, en términos relativos, de las fuentes de recursos disponibles para cubrirlas.

Ante esta situación, resulta fundamental para la Universidad buscar alternativas que le permitan lograr equilibrios económicos entre las necesidades y la disponibilidad de recursos para satisfacerlas. La tarea para la Universidad es, en consecuencia, buscar los mecanismos que permitan incrementar la recaudación por concepto de recuperación de créditos otorgados y que están en condiciones de ser cobrados a los ex-alumnos.

El proyecto, está orientado a solucionar los problemas de gestión descritos, estableciendo tres macroactividades, las que, en su conjunto, permitirán de manera sinérgica disminuir los índices de morosidad e incobrabilidad tanto de créditos como de aranceles, lo que incrementa la disponibilidad de recursos frescos, pudiendo destinar éstos a la implementación de mejoras en los servicios docentes, así como también en la disminución de los recursos destinados a crédito institucional. Lo anterior permite, por una parte, dar solución a los problemas actualmente identificados para la administración del Fondo de Crédito y, por otra, mejorar los procesos administrativos, apoyados en la modernización de los sistemas de trabajo, el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional, todo lo cual incide en la calidad de la atención que se ofrece a alumnos y ex alumnos de la Universidad, originando un cambio positivo en las percepciones que estos tienen acerca de la institución. Al mismo tiempo, lo antes descrito, está estrechamente ligado con lo establecido en el Plan de Desarrollo de La Universidad para los años 2001 al 2005, específicamente en lo establecido en los objetivos complementarios de desarrollo institucional, numerales 2.2.3 “Modernización de la Gestión Administrativa” y 2.2.4. “Fortalecer las tecnologías de información y comunicación”.

El proyecto será ejecutado en tres fases:

Nº 1 Desarrollo de un Modelo de Gestión y de Servicios para la administración del crédito y de los aranceles: consiste en redefinir la estructura organizacional de la sección cobranzas, separándola en tres áreas especificas, dependientes de la misma jefatura: Cuentas corrientes de alumnos, cuentas corrientes de ex alumnos, y la implementación de un Centro de Llamados (“Call Center”).

Nº 2 Desarrollo de la Plataforma Tecnológica de Información y Comunicaciones: generar sistemas computacionales y establecer las redes de comunicación del modelo.

Nº 3 Implementación del modelo: reorganizar e implementar las unidades administrativas que llevarán a cabo los nuevos procesos de gestión de crédito y aranceles.

 

OBJETIVOS

Objetivo General

Modernizar la gestión administrativa de la sección Cobranzas de la Universidad, orientando esfuerzos y recursos tanto materiales como humanos hacia el ofrecimiento de una atención personalizada y de calidad: Esto significa la implementación de áreas de trabajo multifuncionales, que permitan ofrecer soluciones y aclaraciones de dudas en una sola consulta, sin la necesidad de transitar de una persona a otra. Adicionalmente, ampliar la capacidad de atención de público, pudiendo con ello atender en forma simultánea a un número mayor de usuarios, disminuyendo los periodos de espera y mejorando la calidad de la respuesta ofrecida.

 

Objetivos Específicos

Generar un modelo de gestión y servicios para la administración del crédito y de los aranceles, que permita un mayor y mejor contacto con alumnos y ex alumnos: Logrando con ello una nueva estructura capaz de diferenciar eficientemente los requerimientos de alumnos o ex alumnos e incorporando un área que posibilite un adecuado contacto con ellos, de manera de proporcionarles la información necesaria para el conocimiento permanentemente de sus estados de cuenta y otros temas de interés.

Desarrollar una plataforma tecnológica de información y comunicaciones, para la administración eficiente de la cobranza: Se persigue con esto el desarrollo de los sistemas computacionales requeridos para la administración de las cuentas corrientes de alumnos y ex alumnos, como el hardware necesario para el adecuado soporte de ésta estructura.

Disminuir los índices de morosidad e incobrabilidad tanto de créditos como de aranceles: Lo que permitirá mejorar la situación financiera institucional y la asignación de beneficios a los estudiantes.

 

DIRECTOR DEL PROYECTO

Manuel Pardo Pino, Director de Finanzas, Universidad de La Frontera

 

APORTES DEL PROYECTO

(en miles de pesos)

 

Aportes Institucionales en Dinero

Aportes del Fondo

Total Proyecto

Año 1

29.435

8.265

37.700

Año 2

26.260

56.735

82.995

Totales

55.695

65.000

120.695